為什么人們總是誤解我的郵件?

要回答這個(gè)問(wèn)題，我們需要一個(gè)基本前提：你的智力沒(méi)有問(wèn)題，也不是一個(gè)古怪的人，也就是說(shuō)，你的郵件中不會(huì )出現大量的錯別字或拼寫(xiě)錯誤;也不會(huì )在每次提出看法之后都會(huì )用“OK???!!!!”作為結束;更不會(huì )在郵件中使用晦澀難懂的地方方言。我們主要就兩個(gè)方面進(jìn)行探討：語(yǔ)言直接和喜歡發(fā)表長(cháng)篇大論。

如果你喜歡就一個(gè)問(wèn)題發(fā)表長(cháng)篇大論，那么解決的方法就是不要寫(xiě)那么長(cháng)的郵件。如果你說(shuō)話(huà)很直接，那么你很幸運，請繼續這種習慣，不需要做任何改變。“語(yǔ)言直接”是商業(yè)運行的重要組成部分。

“是的，我是Steve，我現在需要10英鎊的某某牌調味醬，請馬上送到。”“好的，Steve，馬上送到。”這是一段簡(jiǎn)單直接卻行之有效的對話(huà)。請記住，說(shuō)得越少，被誤解的機會(huì )就越小。

郵件越簡(jiǎn)潔越好

最好的郵件回復內容是一個(gè)詞：Yes。

“今天一起吃午飯么?”

“Yes。”

“一點(diǎn)半怎么樣?”

“Yes。”

“中餐?”

“Yes!”

這樣的郵件讀起來(lái)就像詹姆斯-喬伊斯(James Joyce)所著(zhù)《尤利西斯》中的最后一段，但是完全沒(méi)問(wèn)題，那是一本很好的書(shū)。這樣回復郵件最大的好處就是能夠減少郵件的往來(lái)頻度，當你明確說(shuō)出“好”的時(shí)候，對方能夠立即明白你的想法，減少了郵件的來(lái)來(lái)回回。這一點(diǎn)能大大提高你的工作效率。這樣回復郵件當然也有風(fēng)險，它可能會(huì )讓對方覺(jué)得有一點(diǎn)不舒服。但是和它所帶來(lái)的好處相比，這樣的缺點(diǎn)其實(shí)不值一提。在撰寫(xiě)電子郵件，特別是商務(wù)郵件的時(shí)候，感情并不十分重要。

已經(jīng)有人正在促進(jìn)用這樣的方式寫(xiě)郵件。安德森(Chris Anderson)是著(zhù)名的TED大會(huì )的運營(yíng)者，TED是一家倡導開(kāi)放且有著(zhù)重要影響力的機構，TED大會(huì )在美國召集眾多科學(xué)、設計、文學(xué)、音樂(lè )等領(lǐng)域的杰出人物，分享他們關(guān)于技術(shù)、社會(huì )、人的思考和探索。安德森在幾個(gè)月前撰寫(xiě)了一篇文章，這篇文章被他稱(chēng)作“電子郵件憲章：十條提高電子郵件效率度的規則(The Email Charter: 10 Rules to Reverse the Email Spiral)”。這篇文章的主旨是為他人節省時(shí)間，所以這些規則中包含了諸如“為簡(jiǎn)潔歡呼”、“削減不必要的抄送”等規則。這些規則中，最好的當屬“簡(jiǎn)短或回復慢并非粗魯”這一條，這條規則的中心思想是：不要疑心別人在針對自己。放輕松，如果郵件回復的語(yǔ)氣有些生硬，或者用了很長(cháng)時(shí)間才回復，不要想太多。

安德森通過(guò)電話(huà)告訴我們：“我們要假設所有人都很忙，人們的收件箱里有許多未讀郵件需要處理，他們還有各自的生活。那只不過(guò)是一封郵件罷了。”

溝通方式不止一種

我們建議，在撰寫(xiě)郵件的時(shí)候，想想這個(gè)問(wèn)題：“羅伯特·德尼羅(Robert De Niro)會(huì )怎么寫(xiě)這封郵件?”(譯者注：羅伯特·德尼羅，著(zhù)名美國演員，奧斯卡影帝，作品有《教父2》、《憤怒的公?！返?，以說(shuō)話(huà)簡(jiǎn)單而著(zhù)稱(chēng)。)當你收到一封郵件，看完后，在回復郵件的時(shí)候把自己想像成羅伯特·德尼羅。你會(huì )發(fā)現，你自己的語(yǔ)言也會(huì )變得簡(jiǎn)單明了，你能想到的詞通常會(huì )是：“當然、很好、是、不是、非常好、拜托以及抱歉”等。警告：把自己想像成羅伯特·德尼羅本人，而不是他演的那些角色，不然你會(huì )發(fā)現你的郵件中會(huì )出現“坐在那兒，別動(dòng)，讓他慢慢等死” (取自電影《Heat》)等血腥暴力語(yǔ)言。

你還會(huì )發(fā)現，當你在回復郵件的時(shí)候，如果需要打很多字，你更愿意給對方打個(gè)電話(huà)。羅伯特·德尼羅可不會(huì )坐在那里寫(xiě)一封冗長(cháng)的郵件，他會(huì )給對方打個(gè)電話(huà)然后輕松地解決問(wèn)題。另外一個(gè)情況就是，如果給你發(fā)郵件的人和你同在一間辦公室內，你應該從椅子上站起來(lái)和對方進(jìn)行一次面對面的交談，這才是我們所知的最佳的溝通方式。

一個(gè)比我們更了解電子郵件的人支持我們的看法。施瓦貝爾(Will Schwalbe)和希普利(David Shipley)一起編寫(xiě)了《發(fā)送：商務(wù)及家庭郵件撰寫(xiě)基本向導》(Send:The Essential Guide to Email for Office and Home)一書(shū)。施瓦貝爾表示：“別人給我發(fā)了一封電子郵件，并不意味著(zhù)我一定要給他回復另一封電子郵件。如果你被一封郵件搞得莫名其妙或是有點(diǎn)惱火，那就安排一次會(huì )議，或是給對方打個(gè)電話(huà)，或者和對方見(jiàn)個(gè)面，也可以寫(xiě)一封信，只要不是寫(xiě)郵件就好。很多情況下，解決問(wèn)題的方式有很多，而寫(xiě)電子郵件卻偏偏不是。”

這樣做最大的好處在于，人們會(huì )把你當成羅伯特·德尼羅一樣。也就是說(shuō)，人們在給你發(fā)郵件的時(shí)候不會(huì )再有那些毫無(wú)意義的寒暄的詞匯，比如“希望你上周末過(guò)得不錯”;也不會(huì )再收到每句話(huà)后帶著(zhù)很多感嘆號的郵件;也不會(huì )再收到足足500字長(cháng)，最后還帶上一直以來(lái)最差的結尾“你怎么看?”的郵件。

因為你是羅伯特·德尼羅，人們在給你回復郵件的時(shí)候會(huì )對應地做出改變，變得更有效率，目的性更強。有可能會(huì )對你有一絲畏懼，但是大部分情況下都會(huì )更有效率且目的性更強。

表達誠意與祝福的短語(yǔ)怎么用

我們認識一個(gè)在雜志社工作的人，他在郵件結尾處通常會(huì )加上一句話(huà)，“我們會(huì )合作得很好”。我們不知道他自己是否相信這個(gè)結論，很可能連他自己都不相信自己說(shuō)的這句話(huà)，也許他是在諷刺著(zhù)什么。但是沒(méi)有關(guān)系，他這句充滿(mǎn)希望與信心的話(huà)卻很鼓舞人心。諷刺的是，這句話(huà)和效率一點(diǎn)都扯不上關(guān)系，甚至有點(diǎn)多余，卻依然能讓人信心百倍。造成這一點(diǎn)的原因在于，當你寫(xiě)一點(diǎn)點(diǎn)和郵件主題沒(méi)有關(guān)系的話(huà)的時(shí)候，這些話(huà)能夠更加引起別人的注意。

以“Thank you”一詞舉例。Thank you一詞在郵件中有很多寫(xiě)法，例如“TY，Thx”等，另外就是全拼“Thank you”。在其他所有文體中，“Thank you”這種寫(xiě)法并不值得特別注意，但是在郵件中卻不常見(jiàn)，這就使得這一寫(xiě)法能傳達一種強烈的信息，讓人感覺(jué)到誠意。這樣的說(shuō)法看上去有點(diǎn)小題大做，但是實(shí)踐表明，在郵件中使用“Thank you”的全拼的確能讓人印象深刻，也不可能被誤解。 譯/齊銘

實(shí)用技巧提示

1. 發(fā)送前請考慮是否需要抄送給自己。小心對待 抄送功能。

2 秘密抄送功能本身比你秘密抄送的對象，更體 現你的風(fēng)格，要注意。

3 密送副本(BC)：最有意思的功能之一。

4. 不僅要假設你發(fā)送的郵件會(huì )被其他人轉發(fā)，還要假設你的郵件有一天會(huì )作為證據在法庭內大聲朗讀，所以請謹慎撰寫(xiě)郵件。

5. 如果正本少于7個(gè)字，請直接把內容寫(xiě)在標題中。

6 郵件的簽名檔不應包含名人名言，無(wú)論是亞里士多德還是甘地，還是海利-威廉姆斯的暢銷(xiāo)金曲。

7. 除非有人面臨生命危險，不要使用嘆號。

8. 如果有人面臨生命危險，請使用其他聯(lián)系方式，不要使用電子郵件。

9. 英文郵件中避免全部使用大寫(xiě)字母。

10 英文郵件中避免使用小型大寫(xiě)字母(譯者注：small caps，是西文字體設計中一種字符形式，字形與大寫(xiě)相同但尺寸較小)。

11. 英文郵件中不要大小寫(xiě)混用，如：wHaTeVeRYoU cAlL tHiS。

12 如果需要使用一種既不單調又不失正式的字體，請使用Helvetica字體。

13. Verdana是最保險的字體。