為什么人們總是誤解我的郵件?

要回答這個問題，我們需要一個基本前提：你的智力沒有問題，也不是一個古怪的人，也就是說，你的郵件中不會出現(xiàn)大量的錯別字或拼寫錯誤;也不會在每次提出看法之后都會用“OK???!!!!”作為結束;更不會在郵件中使用晦澀難懂的地方方言。我們主要就兩個方面進行探討：語言直接和喜歡發(fā)表長篇大論。

如果你喜歡就一個問題發(fā)表長篇大論，那么解決的方法就是不要寫那么長的郵件。如果你說話很直接，那么你很幸運，請繼續(xù)這種習慣，不需要做任何改變。“語言直接”是商業(yè)運行的重要組成部分。

“是的，我是Steve，我現(xiàn)在需要10英鎊的某某牌調味醬，請馬上送到。”“好的，Steve，馬上送到。”這是一段簡單直接卻行之有效的對話。請記住，說得越少，被誤解的機會就越小。

郵件越簡潔越好

最好的郵件回復內容是一個詞：Yes。

“今天一起吃午飯么?”

“Yes。”

“一點半怎么樣?”

“Yes。”

“中餐?”

“Yes!”

這樣的郵件讀起來就像詹姆斯-喬伊斯(James Joyce)所著《尤利西斯》中的最后一段，但是完全沒問題，那是一本很好的書。這樣回復郵件最大的好處就是能夠減少郵件的往來頻度，當你明確說出“好”的時候，對方能夠立即明白你的想法，減少了郵件的來來回回。這一點能大大提高你的工作效率。這樣回復郵件當然也有風險，它可能會讓對方覺得有一點不舒服。但是和它所帶來的好處相比，這樣的缺點其實不值一提。在撰寫電子郵件，特別是商務郵件的時候，感情并不十分重要。

已經(jīng)有人正在促進用這樣的方式寫郵件。安德森(Chris Anderson)是著名的TED大會的運營者，TED是一家倡導開放且有著重要影響力的機構，TED大會在美國召集眾多科學、設計、文學、音樂等領域的杰出人物，分享他們關于技術、社會、人的思考和探索。安德森在幾個月前撰寫了一篇文章，這篇文章被他稱作“電子郵件憲章：十條提高電子郵件效率度的規(guī)則(The Email Charter: 10 Rules to Reverse the Email Spiral)”。這篇文章的主旨是為他人節(jié)省時間，所以這些規(guī)則中包含了諸如“為簡潔歡呼”、“削減不必要的抄送”等規(guī)則。這些規(guī)則中，最好的當屬“簡短或回復慢并非粗魯”這一條，這條規(guī)則的中心思想是：不要疑心別人在針對自己。放輕松，如果郵件回復的語氣有些生硬，或者用了很長時間才回復，不要想太多。

安德森通過電話告訴我們：“我們要假設所有人都很忙，人們的收件箱里有許多未讀郵件需要處理，他們還有各自的生活。那只不過是一封郵件罷了。”

溝通方式不止一種

我們建議，在撰寫郵件的時候，想想這個問題：“羅伯特·德尼羅(Robert De Niro)會怎么寫這封郵件?”(譯者注：羅伯特·德尼羅，著名美國演員，奧斯卡影帝，作品有《教父2》、《憤怒的公?！返龋哉f話簡單而著稱。)當你收到一封郵件，看完后，在回復郵件的時候把自己想像成羅伯特·德尼羅。你會發(fā)現(xiàn)，你自己的語言也會變得簡單明了，你能想到的詞通常會是：“當然、很好、是、不是、非常好、拜托以及抱歉”等。警告：把自己想像成羅伯特·德尼羅本人，而不是他演的那些角色，不然你會發(fā)現(xiàn)你的郵件中會出現(xiàn)“坐在那兒，別動，讓他慢慢等死” (取自電影《Heat》)等血腥暴力語言。

你還會發(fā)現(xiàn)，當你在回復郵件的時候，如果需要打很多字，你更愿意給對方打個電話。羅伯特·德尼羅可不會坐在那里寫一封冗長的郵件，他會給對方打個電話然后輕松地解決問題。另外一個情況就是，如果給你發(fā)郵件的人和你同在一間辦公室內，你應該從椅子上站起來和對方進行一次面對面的交談，這才是我們所知的最佳的溝通方式。

一個比我們更了解電子郵件的人支持我們的看法。施瓦貝爾(Will Schwalbe)和希普利(David Shipley)一起編寫了《發(fā)送：商務及家庭郵件撰寫基本向導》(Send:The Essential Guide to Email for Office and Home)一書。施瓦貝爾表示：“別人給我發(fā)了一封電子郵件，并不意味著我一定要給他回復另一封電子郵件。如果你被一封郵件搞得莫名其妙或是有點惱火，那就安排一次會議，或是給對方打個電話，或者和對方見個面，也可以寫一封信，只要不是寫郵件就好。很多情況下，解決問題的方式有很多，而寫電子郵件卻偏偏不是。”

這樣做最大的好處在于，人們會把你當成羅伯特·德尼羅一樣。也就是說，人們在給你發(fā)郵件的時候不會再有那些毫無意義的寒暄的詞匯，比如“希望你上周末過得不錯”;也不會再收到每句話后帶著很多感嘆號的郵件;也不會再收到足足500字長，最后還帶上一直以來最差的結尾“你怎么看?”的郵件。

因為你是羅伯特·德尼羅，人們在給你回復郵件的時候會對應地做出改變，變得更有效率，目的性更強。有可能會對你有一絲畏懼，但是大部分情況下都會更有效率且目的性更強。

表達誠意與祝福的短語怎么用

我們認識一個在雜志社工作的人，他在郵件結尾處通常會加上一句話，“我們會合作得很好”。我們不知道他自己是否相信這個結論，很可能連他自己都不相信自己說的這句話，也許他是在諷刺著什么。但是沒有關系，他這句充滿希望與信心的話卻很鼓舞人心。諷刺的是，這句話和效率一點都扯不上關系，甚至有點多余，卻依然能讓人信心百倍。造成這一點的原因在于，當你寫一點點和郵件主題沒有關系的話的時候，這些話能夠更加引起別人的注意。

以“Thank you”一詞舉例。Thank you一詞在郵件中有很多寫法，例如“TY，Thx”等，另外就是全拼“Thank you”。在其他所有文體中，“Thank you”這種寫法并不值得特別注意，但是在郵件中卻不常見，這就使得這一寫法能傳達一種強烈的信息，讓人感覺到誠意。這樣的說法看上去有點小題大做，但是實踐表明，在郵件中使用“Thank you”的全拼的確能讓人印象深刻，也不可能被誤解。 譯/齊銘

實用技巧提示

1. 發(fā)送前請考慮是否需要抄送給自己。小心對待 抄送功能。

2 秘密抄送功能本身比你秘密抄送的對象，更體 現(xiàn)你的風格，要注意。

3 密送副本(BC)：最有意思的功能之一。

4. 不僅要假設你發(fā)送的郵件會被其他人轉發(fā)，還要假設你的郵件有一天會作為證據(jù)在法庭內大聲朗讀，所以請謹慎撰寫郵件。

5. 如果正本少于7個字，請直接把內容寫在標題中。

6 郵件的簽名檔不應包含名人名言，無論是亞里士多德還是甘地，還是海利-威廉姆斯的暢銷金曲。

7. 除非有人面臨生命危險，不要使用嘆號。

8. 如果有人面臨生命危險，請使用其他聯(lián)系方式，不要使用電子郵件。

9. 英文郵件中避免全部使用大寫字母。

10 英文郵件中避免使用小型大寫字母(譯者注：small caps，是西文字體設計中一種字符形式，字形與大寫相同但尺寸較小)。

11. 英文郵件中不要大小寫混用，如：wHaTeVeRYoU cAlL tHiS。

12 如果需要使用一種既不單調又不失正式的字體，請使用Helvetica字體。

13. Verdana是最保險的字體。